Wie läuft Change Management ab ?
Inhaltsübersicht
1.) Die perfekte Schritt-für-Schritt-Anleitung
2.) Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
3.) Der 8-Stufenplan von John P. Kotter
1.) Die perfekte Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine perfekte Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Bewältigen von Change? Das klingt einfach und gut, lässt sich aber niemals erreichen. Denn für Change Management gibt es nicht die eine perfekte Vorgehensweise. Veränderungsprozesse sind im höchsten Maße individuell, sie laufen fast nie gleich ab.
Über die Zeit hinweg wurden zahlreiche Modelle für Change Management konzipiert. Mit ihnen lassen sich Veränderungen planen, steuern und absichern. Doch auf ein Modell zu setzen und diesem blind zu vertrauen ist der falsche Ansatz. Es geht im Change Management darum, Modelle auf den individuellen Wandel im Unternehmen zuzuschneiden.
2.) Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
Das 3-Phasen-Modell wurde bereits 1947 vom Psychologen und Sozialwissenschaftler Kurt Lewin entwickelt. Es ist der Klassiker für die Gestaltung von Change Management Prozessen. Obwohl es so früh entwickelt wurde, ist es keineswegs veraltet. Auch heute noch bietet es einen sehr guten Überblick über die einzelnen Phasen im Change Prozess. Das 3-Phasen-Modell beruht auf der „Feldtheorie“. Sie besagt, dass in jeder Organisation zwei gegensätzliche Kräfte wirken. Normalerweise befinden sich diese im Gleichgewicht.
- Antreibende Kräfte („driving forces“) setzen Veränderungen in Gang. Das interne Management kann eine solche treibende Kraft sein. Aber auch Einflüsse von außen wie wirtschaftliche Umschwünge oder neue Technologien stoßen Veränderungen an.
- Widerstrebende Kräfte („restraining forces“) wollen den gegenwärtigen Zustand erhalten und verhindern damit den Wandel. Veränderungen im Unternehmen sind oft ungewollt. Bekannte Arbeitsroutinen fallen weg und neue Verhaltensweisen müssen erlernt werden. Mitarbeiter sind deshalb oft verunsichert. Das führt sehr oft zu Widerständen, manchmal sogar so stark, dass Change Maßnahmen ausgebremst werden und manchmal auch komplett scheitern. Neben dem Widerstand der Mitarbeiter können auch mangelnde Ressourcen den Veränderungsprozess beeinträchtigen.
Für einen erfolgreichen Change müssen die „driving forces“ verstärkt und die „restraining forces“ verringert werden. Den eigentlichen Prozess teilt Lewin dabei in drei Phasen ein: „Unfreezing, Changing/Moving, Refreezing“ oder „Auftauen, Verändern, Stabilisieren“.
Unfreezing
Das Ziel der ersten Phase ist es, alle Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten. Alle Mitarbeiter müssen ausführlich informiert werden. Dabei ist es wichtig, die Ursachen für den Wandel aufzuzeigen und die Vor- und Nachteile zu beleuchten. Auch die nächsten Schritte müssen erklärt werden. So können Ängste genommen und Widerstände abgebaut werden. Indem Betroffene zu Beteiligten gemacht werden, erzeugt man Veränderungsbereitschaft.
Changing
In der zweiten Phase werden die Pläne in die Tat umgesetzt. Allerdings kann man nicht einfach davon ausgehen, dass die Change Maßnahme wie geplant verläuft. Fehler und Probleme sind normal. Unter den Mitarbeitern kann Orientierungslosigkeit aufkommen und sich Widerstand aus den eigenen Reihen verhärten. Kurzzeitig sinkt deshalb das Leistungsniveau ab. In dieser Phase hilft eine möglichst transparente Kommunikation.
Refreezing
Erst in der dritten Phase stabilisiert sich der Umschwung allmählich. Nun geht es darum, geänderte Systeme und Prozesse zu erhalten und sich an neue
Verhaltensweisen zu gewöhnen. Erst wenn das Neue zur Routine geworden ist, kann von einem erfolgreichen Change Prozess die Rede sein.
3.) Der 8-Stufenplan von John P. Kotter
Der Amerikaner John Kotter verfasste in den 90er Jahren Studien über erfolgreiche Change Projekte in großen Unternehmen. Anschließend entwickelte er darauf basierend den 8-Stufenplan, der heute aus dem Change Management nicht mehr wegzudenken ist. Während Lewin mit seinen drei Phasen einen ersten Überblick gibt, arbeitete Kotter eine inhaltliche Vorgehensweise aus. Seiner These zufolge muss ein Unternehmen für eine erfolgreiche Veränderungsmaßnahme insgesamt acht Stufen durchlaufen.
1. Stufe: Dringlichkeit erzeugen
Zunächst geht es darum, die Notwendigkeit für die bevorstehenden Veränderungen zu vermitteln. Die Führungskraft muss sich Gedanken zur Kommunikation dieser Notwendigkeit machen. Mitarbeiter müssen aufgeweckt. Aus dem Grund müssen die Führungskräfte konkrete Zeichen setzen und Betroffenheit erzeugen. Bei der Kommunikation der Dringlichkeit muss erreicht werden, dass alle, die von der Veränderung betroffen sind, das Gefühl bekommen, sich sofort einbringen zu müssen. Sie sollen sich mit größtmöglicher Energie aktiv für die anstehende Veränderung engagieren.
2. Stufe: Führungsteam aufbauen
Auf der zweiten Stufe wird ein Leitungsteam mit Schlüsselpersonen aus den wichtigsten Abteilungen zusammengestellt. Sie müssen alle voll und ganz hinter dem Change stehen und über eine gewisse Portion Risikobereitschaft verfügen. Treffen dabei verschiedene Stärken aufeinander, ist das ein großer Erfolgsfaktor.
3. Stufe: Vision formulieren
Das Führungsteam entwickelt eine motivierende, aber gleichzeitig realistische Vision, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können. Die Vision stellt den nötigen Orientierungsrahmen dar, den es gerade in komplexen Change Prozessen braucht.
4. Stufe: Vision kommunizieren
Auf der nächsten Stufe wird die Vision an die Mitarbeiter herangetragen. Damit sichert sich das das Führungsteam das nötige Vertrauen und gibt eine klare Richtung für den bevorstehenden Wandel vor.
5. Stufe: Mitarbeiter stärken
Change gelingt nur mit vereinten Kräften. Eine Führungskraft sollte deshalb die Stärken seiner Mitarbeiter erkennen und gezielt fördern. Ängste und Widerstände lassen sich am besten mit einer positiven Fehlerkultur lösen.
6. Stufe: Meilensteine setzen
Jede Veränderung ist zeit- und energieaufwändig. Schnell sind Beteiligte enttäuscht und demotiviert. Deshalb ist es umso wichtiger, Durststrecken mit Zwischenzielen auszustatten. Werden Meilensteine gesetzt und dabei geschaut, welche Fortschritte bereits erreicht wurden, dann hält das die Motivation im gesamten Unternehmen aufrecht.
7. Stufe: Auf Erfolgen aufbauen
Schritt für Schritt geht der Wandel voran. Erste Erfolge sollten gesichert und als Rückenwind für die nächsten Schritte genutzt werden. Es gilt: Bloß nicht auf den ersten Erfolgen ausruhen.
8. Stufe: Veränderungen verankern
Wie Lewin betont auch Kotter wie wichtig es ist, geänderte Strukturen zu sichern. Nur so lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiter in alte Verhaltensmuster zurückfallen. Jeder Change Prozess ist nur dann erfolgreich, wenn die Veränderungen auch langfristig im Unternehmen verankert sind.
