Zeitmanagement Seminar

IMPULSE FÜR EINEN BESSEREN UMGANG MIT DER EIGENEN ZEIT

Was ist Zeitmanagement?

Vielleicht fallen Ihnen in Ihrem Umfeld Menschen auf, die es schaffen, alles zu erledigen, was sie auf dem Tisch haben, und das auch noch in der geplanten Zeit. Wie schaffen sie so viel in so wenig Zeit? Die Antwort liegt im Zeitmanagement. Zeitmanagement ist die Art und Weise, wie wir unsere Zeit organisieren und auf verschiedene Aktivitäten verteilen, um unsere Produktivität zu maximieren und unsere Ziele zu erreichen. Ein gutes Zeitmanagement führt zu weniger Stress und einer höheren Arbeitsleistung und Lebenszufriedenheit. Leistungsstarke Menschen werden nicht produktiv geboren. Sie haben vielmehr die Fähigkeiten erlernt und geübt, die erforderlich sind, um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Es ist möglich, gute Zeitmanagementfähigkeiten zu entwickeln. Es gibt eine ganze Reihe von Tipps, Tricks und Methoden, die Ihnen dabei helfen. Wir haben ein paar einfache, aber wirkungsvolle Impulse für Sie hier zusammengetragen.

1. Tipp: Erstellen Sie eine Zeitbilanz.

Das Wichtigste zuerst: Finden Sie heraus, womit Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen. Oft gibt es eine Diskrepanz zwischen dem, was Sie glauben, was Ihre Zeit in Anspruch nimmt, und dem, was tatsächlich der Fall ist. Das liegt daran, dass wir Menschen schlecht einschätzen können, wie lange eine Aufgabe dauert. Nehmen wir an, Sie müssen eine E-Mail mit verschiedenen Informationen und Handlungsempfehlungenschreiben. Sie denken vielleicht: "Eine E-Mail zu schreiben ist einfach. Das sollte nicht länger als 5 Minuten dauern." Es ist jedoch wahrscheinlich, dass Sie Ihre Geschwindigkeit überschätzen und andere kleinere, verwandte Aufgaben unterschätzen, die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen; das Korrekturlesen, das Überwachen der Sprachwahl und das Auffinden von E-Mail-Adressen können die Zeit für die Aufgabe verlängern. Mit diesen zusätzlichen Aufgaben könnte die 5-Minuten-E-Mail in Wirklichkeit 20 Minuten dauern, also 500 % mehr Zeit als ursprünglich geplant. Nehmen wir nun an, Sie haben dasselbe Problem bei mehreren Aufgaben, die Sie erledigen. Was zu Beginn ein ausgeglichenes Arbeitspensum war, wird sich im Laufe des Tages garantiert zu einer stressigen Aufgabenliste auswachsen. Sie müssen eine realistische Vorstellung davon haben, was Sie erreichen können und was wirklich Ihre Zeit in Anspruch nimmt. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, eine Zeitbilanz zu erstellen. Der einfachste Weg, eine Zeitbilanz zu erstellen, ist die Verwendung einer Zeiterfassungsanwendung. Um sich ein genaues Bild von Ihrem Zeitaufwand zu machen, sollten Sie eine Woche lang alles aufzeichnen, was Sie tun. Am Ende der Woche sehen Sie sich Ihre Ergebnisse an und bewerten die Zeit, die Sie für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet haben. Anhand dieser Daten können Sie leicht Bereiche finden, die Sie verbessern können. Es kann zum Beispiel sein, dass Sie zu viel Zeit in unproduktiven Besprechungen verbringen oder zu lange arbeiten, ohne eine Pause zu machen. Mit diesem Wissen können Sie sich nun ein genaues Bild davon machen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und entsprechend planen. Das bringt uns zum nächsten Tipp.

2. Tipp: Erreichbare Ziele setzen und Aufgaben priorisieren.

Wenn Sie zu viel zu tun haben, hilft Ihnen kein noch so gutes Zeitmanagement, um alles zu schaffen. Nachdem Sie nun eine Zeitbilanz erstellt haben, können Sie feststellen, ob Sie Ihre Zeit einfach besser einteilen müssen oder ob Sie zu viel zu tun haben. Wenn Sie glauben, dass Ihre Ziele erreichbar sind, gehen Sie zu Tipp 3 über. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie versuchen, zu viel zu erreichen, versuchen Sie, Ihre Aufgaben aufzuteilen in einer der folgenden 4 Gruppen:

• Erledigen: Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
• Einplanen für später: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
• Delegieren oder sein lassen: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind.
• Löschen: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.

Mithilfe dieser Methoden können Sie feststellen, welche Aufgaben Sie priorisieren sollten und welche Aufgaben Sie planen, delegieren oder streichen sollten. Wie auch immer Ihre Ziele aussehen, sie sollten vor allem SMART sein: Spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und terminiert.

3. Tipp: Erstellen Sie einen einfachen Tagesplan.

Dies kann entweder im ersten Block Ihres Arbeitstages oder in den letzten Minuten geschehen. Nutzen Sie einen dieser Zeitabschnitte, um eine tägliche Aufgabenliste zu erstellen. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Aufgabenliste darauf, dass sie einfach gehalten ist. Tag für Tag halbfertige Listen zu sehen, kann entmutigend sein. Es ist besser, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern, auch wenn es um die persönliche Produktivität geht. Formulieren Sie Ihre Listeneinträge so, als ob Sie sie bereits erledigt hätten. Schreiben Sie anstelle von "Bericht an den Projektleiter senden" "Bericht an den Projektleiter gesendet". Dieser kleine Trick wird Ihnen einen zusätzlichen Motivationsschub geben, wenn Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste abhaken wollen.

4. Tipp: Wichtige, anspruchsvolle Aufgaben gleich am Morgen erledigen.

Für die meisten Menschen sind die ersten Stunden der Arbeit die produktivsten. Merkwürdigerweise kann man sich leichter konzentrieren, wenn das Gehirn noch nicht ganz wach ist. Das hochfahrende Gehirn hat weniger überschüssige Energie, um zu träumen oder sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und nehmen Sie die geistig anspruchsvollsten Aufgaben gleich nach dem Aufwachen in Angriff.

5. Tipp: Verwenden Sie die 80-20-Regel.

Die 80-20-Regel, die auch als Pareto-Prinzip bezeichnet wird, wurde von dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto entwickelt, der feststellte, dass 80 % eines Ergebnisses im Allgemeinen aus nur 20 % des Einsatzes stammen. Machen Sie sich dieses Wissen zunutze und finden Sie heraus, welche Tätigkeiten zu diesen 20 Prozent gehören. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind Inhaber einer Agentur und suchen Kunden. Sie verbringen täglich 30 Minuten damit, E-Mails an potenzielle Kunden zu schreiben, und 1 Stunde damit, Nachrichten zu verschicken und das Social-Media-Konto des Unternehmens zu pflegen. Nur 1 Kunde wurde über die sozialen Medien an Sie verwiesen, während Sie 5 Kunden über E-Mail gewonnen haben. Es ist klar, dass Sie Ihre Zeit auf die E-Mail-Erreichbarkeit verlagern sollten, wenn Sie die Zahl Ihrer Kunden maximieren wollen. Jeder kann die 80-20-Regel anwenden, um herauszufinden, wofür er seine Zeit verwenden sollte. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aktivitäten zu Ihren 20 % gehören, sollten Sie eine Zeitanalyse durchführen, da dies einen besseren Hinweis darauf gibt, welche Aktivitäten die größte Wirkung haben und die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

6. Tipp: Setzen Sie den Aufgaben ein Zeitlimit.

Aufgaben dehnen sich aus, um die ihnen zugewiesene Zeit auszufüllen - so lautet das Parkinsonsche Gesetz. Wenn Sie einer Aufgabe zwei Stunden statt einer Stunde Zeit geben, wird sich der Arbeitsaufwand für die Erledigung der Aufgabe einfach so ausdehnen, dass er die vollen zwei Stunden ausfüllt. Werfen Sie noch einmal einen Blick auf Ihre Zeitbilanz und ermitteln Sie Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet. Setzen Sie sich für diese Aufgaben eine Zeitbeschränkung. Durch die Festlegung von Zeitlimits können Sie sich besser konzentrieren und effizienter arbeiten. Außerdem vermeiden Sie die Ausweitung des Projektumfangs, die eintritt, wenn die Aufgaben nicht genau definiert oder kontrolliert werden. Wenn Sie diese Zeitlimits immer noch überschreiten, sollten Sie Ihren Arbeitsablauf überprüfen und entscheiden, ob Sie diesen Aufgaben in Zukunft mehr Zeit zuweisen sollten. Sie können auch versuchen, kleine Zeitfresser wie nicht eingeplante Pausen zu beseitigen.

7. Tipp: Verwenden Sie die Schweizer-Käse-Methode.

Es ist leicht, sich von großen Aufgaben überwältigt zu fühlen. Wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll, kann Überforderung zu Aufschieberitis oder Konzentrationsschwäche führen. Die von Alan Lakein entwickelte Schweizer-Käse-Methode besagt, dass die beste Methode zur Überwindung dieses Problems darin besteht, größere Projekte in kleinere Aufgaben oder Zeitabschnitte aufzuteilen. Indem Sie eine einzelne, kleine Aufgabe oder einen 15-Minuten-Zeitblock erledigen, wird das Projekt weniger entmutigend und die Wahrscheinlichkeit größer, dass es rechtzeitig fertig wird.

8. Tipp: Die goldenen Stunden oder die biologische Prime Time nutzen.

Wissen Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten arbeiten? Wenn Sie dies wissen, können Sie Ihr Arbeitspensum optimieren. Um Ihre "goldenen Stunden" oder Ihre biologische "Prime Time" zu finden, teilen Sie Ihren Arbeitstag in 3 bis 5 Zeitabschnitte ein. Verfolgen Sie Ihre Produktivität während der Woche mit einem Notizbuch oder einem kostenlosen Tool zur Zeiterfassung. Erstellen Sie am Ende der Woche eine Rangliste der produktivsten bis unproduktivsten Zeitpunkte. Wenn Sie Ihre goldenen Stunden gefunden haben, können Sie Ihre Wochen entsprechend planen. Planen Sie schwierige oder aufwändige Aufgaben für die Zeiten der höchsten Produktivität.

9. Tipp: Seien Sie einen Tag früher fertig.

Viele Menschen glauben, dass sie unter starkem Termindruck am besten arbeiten und schieben die Arbeit bis zum letzten Tag auf. Für die meisten ist dies jedoch nicht die beste Lösung. Projekte nehmen oft mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich angenommen, so dass es schwierig ist, Projekte tatsächlich rechtzeitig abzuschließen. Setzen Sie sich eine frühere Frist und halten Sie diese ein. Planen Sie, Ihre Arbeit einen Tag früher als geplant einzureichen.

10. Tipp: Planen Sie Pausen zwischen den Aufgaben ein.

Sowohl im Wachzustand als auch in der Ruhephase durchläuft das menschliche Gehirn grundlegende Ruhe-Aktivitäts-Zyklen, kurz BRAC genannt. Das Gehirn wechselt alle 90 Minuten zwischen höherer und niedrigerer Wachsamkeit. Wenn wir mehr als 90 Minuten lang mit hoher Intensität arbeiten, beginnen wir, auf Notreserven zurückzugreifen, um uns aufrechtzuerhalten. Wenn Sie mindestens alle 90 Minuten eine Pause einplanen, können Sie sich besser konzentrieren und Ihre Produktivität den ganzen Tag über hoch halten.

11. Tipp: Fügen Sie Ihrer To-Do-Liste eine "Erledigt-Liste" hinzu.

Egal, wie gut Sie planen, unerwartete Aufgaben werden im Laufe des Tages immer wieder auftauchen. Notieren Sie diese in einer separaten Liste neben Ihren Aufgaben, um am Ende des Tages besonders zufrieden zu sein. Lassen Sie am Sonntag Ihre Leistungen der vergangenen Woche Revue passieren und beglückwünschen Sie sich zu Ihren Erfolgen. Dieser Rückblick stärkt Ihr Selbstvertrauen und hilft Ihnen bei der Erstellung des Plans für die nächste Woche.

12. Tipp: Machen Sie das Beste aus den Wartezeiten.

Jeder kennt das: Wir warten in Schlangen, Warteräumen, Flughafenterminals, Bahnhöfen usw. Nutzen Sie diese Leerlaufzeiten, um E-Mails auf Ihrem Telefon zu beantworten, verpasste Anrufe und Nachrichten nachzuholen oder sich zu entspannen. Alternativ können Sie auch ein Buch oder einen E-Reader mitnehmen und etwas Zeit zum Lesen einplanen. Auch wenn das Buch nicht direkt mit der Arbeit zu tun hat, fördert das Lesen die Konzentration und verbessert die Konnektivität des Gehirns.

13. Tipp: Minimieren Sie Ihre geöffneten Fenster.

Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit, indem Sie nur an einem Monitor arbeiten und nur ein Fenster öffnen. Offline zu gehen könnte auch eine Option sein, aber so weit wollen Sie wahrscheinlich nicht gehen.

14. Tipp: Organisieren Sie Ihre E-Mails.

Unübersichtliche Posteingänge sind Zeitfresser. Der beste Weg, die E-Mail-Kommunikation zu beschleunigen und weniger Zeit mit dem Austausch von E-Mails zu verschwenden, ist die Organisation Ihres Posteingangs. Google Mail bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen helfen, den Posteingang in den Griff zu bekommen. Hier sind einige Tricks, die Ihnen helfen, E-Mails schneller zu sichten, zu organisieren und zu beantworten: Archivieren Sie E-Mails, die zwar wichtige Informationen enthalten, aber nicht sofort beantwortet werden müssen. Erstellen Sie Etiketten wie DRINGEND, WARTEND, BRAUCHT AKTION. Verwenden Sie Filter, um eingehenden E-Mails automatisch Etiketten zuzuweisen, die auf dem Absender oder anderen darin enthaltenen Informationen/Schlagwörtern basieren. Sie können sogar alle Newsletter kennzeichnen, indem Sie einen Filter für jede E-Mail einrichten, die das Wort "Abbestellen" enthält.

15. Tipp: Machen Sie Ihr System zur Gewohnheit.

Es ist notwendig, alle Zeitmanagement Tipps in nachhaltige Gewohnheiten umzuwandeln. Die kontinuierliche Anwendung dieser Tipps wird dazu beitragen, eine produktive Einstellung zu fördern. Legen Sie einen vernünftigen Zeitplan fest, den Sie langfristig einhalten können (mindestens einen Monat). Diese Verhaltensweisen werden mit der Zeit immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Eine im European Journal of Social Psychology veröffentlichte Studie hat ergeben, dass es mehr als 2 Monate dauert, bis ein neues Verhalten automatisch wird - 66 Tage, um genau zu sein - also machen Sie sich nicht fertig, wenn es eine Weile dauert, bis sich diese Gewohnheiten herausbilden.

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