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Change Kommunikation

Inhaltsübersicht

1.) Definition: Was ist Change Kommunikation?

2.) Kommunikative Begleitung durch alle Phasen des Wandels

3.) Woran scheitert Change Kommunikation besonders oft?

4.) Was sind wichtige Elemente der Change Kommunikation?
5.) Welche Kanäle für die Change Kommunikation gibt es?
6.) Was ist das Herz der Change Kommunikation?

7.) Wie sieht der Aufbau einer professionellen Change Story aus?

Was ist Change Kommunikation?

Change Kommunikation ist die Übermittlung von Informationen, die den Mitarbeitern mitteilen, was sich ändert, wie sich diese Veränderung auf sie auswirkt und was die nächsten Schritte sind. Sie hilft den Menschen, sich von ihrem derzeitigen Zustand auf die neue Situation einzustellen, die von ihnen verlangt wird. Sie ist jedoch mehr als nur ein Instrument zur Einführung neuer Arbeitsweisen und struktureller Anpassungen. Es geht darum, das Bewusstsein für den Wandel zu vermitteln.

Die Veränderungskommunikation unterscheidet sich von der allgemeinen Definition der internen Kommunikation dadurch, dass sie ein starkes emotionales Element enthält, das erforderlich ist, um den natürlichen Widerstand und die Ablehnung von Veränderungen bei den Mitarbeitenden zu überwinden. Ihr Ziel ist es, eine Kommunikation bereitzustellen, die auf einer emotionalen Ebene positiv anspricht.

Kommunikative Begleitung durch alle Phasen des Wandels

Die Change Kommunikation sollte Mitarbeiter und Führungskräfte in allen drei grundlegenden Phasen des Wandels begleiten. Die Kommunikationsstrategie muss an die jeweilige Phase des Veränderungsprozesses angepasst werden.

Kommunikation im Change Management: Planung vor dem Wandel im Unternehmen oder Organisation, um Change Prozess professionell zu gestalten und um zum Beispiel im Change Umbau der Unternehmenskultur zu erzielen.

1. UNFREEZE (AUFTAUEN)

In der Anfangsphase der Veränderung ist eine offene Kommunikation über Ziele und Hintergründe des Wandels unerlässlich, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Denn in dieser Phase geht es darum, die Mitarbeitenden über die Notwendigkeit der Änderung zu informieren und zu sensibilisieren. Die Gruppe der Mitarbeiter fühlt sich beteiligt, wenn sie möglichst früh in die Change Projekte eingebunden wird.

Kommunikation im Change Management: Umsetzen der Veränderung im Unternehmen oder Organisation, um Change Prozess professionell zu gestalten und um zum Beispiel im Change vor allem Umbau der Unternehmenskultur zu erzielen.

2. CHANGE (VERÄNDERN)

In der zweiten Phase geht es darum, das Engagement und die Beteiligung der Mitarbeiter weiter zu fördern. Genau gesagt geht es darum, sie aktiv in den Prozess des Wandels einzubinden und sie zu motivieren, den Wandel mitzugestalten. Bewährte Methoden, Formate und Werkzeuge des Change Managements sowie der Kommunikation und der Personalentwicklung können zur Förderung des Engagements eingesetzt werden.

Kommunikation im Change Management: Verankern der Veränderung im Unternehmen oder Organisation, um Change Prozess professionell zu gestalten und um zum Beispiel im Change Umbau der Unternehmenskultur zu erzielen.

3. REFREEZE (EINFRIEREN)

Das Hauptproblem der dritten Phase ist, dass die Menschen im Unternehmen die in der ersten Stufe erzeugte Notwendigkeit und Dringlichkeit nicht mehr wahrnehmen. Ein wichtiger Aspekt der Kommunikation ist hier deshalb das Zelebrieren der erzielten Erfolge, um die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen zu zeigen, dass sich der Aufwand gelobt hat. Zudem gilt es, dem Team immer wieder klar aufzuzeigen, dass das Ziel noch nicht erreicht ist.

Woran scheitert Change Kommunikation besonders oft?

Bei der kommunikativen Begleitung von Veränderungsprozessen gibt es viele Stolpersteine. Dazu gehören in erster Linie eine unzureichende Interaktion mit den Mitarbeitenden und mangelnder Dialog.

Das Change Management muss in der Regel dazu in der Lage sein, so im Unternehmen oder Organisation zu kommunizieren, dass im Change Prozess oder vor allem in der Praxis der Wandel überzeugend wahrgenommen wird.

Was sind wichtige Elemente der Change Kommunikation?

Unternehmen auf der ganzen Welt sind derzeit mit einem außergewöhnlichen Maß an Veränderungen konfrontiert. Die Regeln ändern sich ständig, denn die Herausforderungen wachsen, und Unsicherheit ist zur einzigen Konstante geworden. Auf eine starke interne Kommunikation sollten Sie deshalb besonders achten. Wir haben die sechs wichtigsten Elemente herausgearbeitet, die Ihnen helfen werden, den Wandel in jeder Situation effektiv zu kommunizieren.

❶

Kommunizieren Sie in Echtzeit

Wenn es um die Kommunikation bei Changes geht, ist das Timing entscheidend, um zu verhindern, dass schädlicher Klatsch und Tratsch in Umlauf kommt. Indem Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Nachricht zur gleichen Zeit erhalten, stoppen Sie die Gerüchteküche, bevor sie ins Rollen kommt.

❷

Informieren Sie regelmäßig

Achten Sie unbedingt auf eine regelmäßige Kommunikation. Wenn der Druck hoch ist, hat die Kommunikation mit den Mitarbeitern leider oft nicht mehr die höchste Priorität. Informieren Sie regelmäßig über den Status Quo. Sie halten so Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden und nehmen ihnen die Angst, die durch Schweigen entsteht.

❸

Leichter Zugang zu Informationen

Wenn sich Prozesse, Abläufe, Strukturen und Technologien ändern, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass alle Beteiligten umfassend informiert werden. Eine interne Kommunikationsplattform wird dazu beitragen, dass diese Informationen für die Mitarbeitenden jederzeit verfügbar sind.

❹

Erlauben Sie Beiträge und Ideen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich an den Anpassungen in ihrem Umfeld zu beteiligen, werden Sie sofort ein höheres Engagement erreichen. Sie müssen das Gefühl haben, Teil des Wandels zu sein, anstatt ihm ausgeliefert zu sein.

❺

Ermöglichen Sie Feedback

Eine der wichtigsten Best Practices für die interne Kommunikation besteht darin, Kanäle für freies Feedback zu schaffen. Sie müssen es den Mitarbeitern leicht machen, ihre Meinung zu äußern und Ihnen mitzuteilen, wie es ihnen mit dem Wandel geht.

❻

Wertschätzen Sie Fortschritte

Einer der wichtigste Weg, positive Gefühle in der Belegschaft zu fördern, ist Lob und Anerkennung für die erzielten Fortschritte. Denn es ist die beste Würdigung, ihnen zu zeigen, dass Sie ihren Einsatz sehen und nicht einfach für selbstverständlich nehmen.

Lassen Sie sich beraten

Welche Kanäle für die Change Kommunikation gibt es?

Unzählige Bemühungen im Bereich des Veränderungsmanagements scheitern oft an der schlechten Kommunikation. Ein Unternehmen kann den besten Veränderungsplan haben und auf die besten Veränderungsmodelle setzen, aber wenn die Kommunikation und der Zugang zu den Informationen über die Veränderung mangelhaft sind, löst das eine enorme Unsicherheit bei den Mitarbeitern aus.

Damit Veränderungen stattfinden und von Dauer sind, sollten die Verantwortlichen des Change Management die Mitarbeiter über das Was, Warum, Wie, Wann und Wer von Veränderungen informieren. Dafür eignen sich besonders die folgenden Kommunikationskanäle:

➤ Town Hall Präsentation

➤ Gespräch von Führungskraft mit einem Mitarbeiter

➤ Change Workshops

➤ Team-Meetings

➤ Frage- & Antwort-Sitzungen

➤ Roadshows

➤ Podiumsdiskussion

➤ Fokus-Gruppen

➤ Intranet-Website für Informationen über Veränderungen

➤ Videos von Vorstand oder Geschäftsführung

➤ Kontinuierliche E-Mail-Updates

Vermeiden Sie diese 5 Fehler der Change Kommunikation

Wenn wir uns Change Projekte anschauen, die gescheitert sind, dann finden sich dabei meistens ganz typische Fehler in der Change Kommunikation. Die fünf häufigsten Stolpersteine sind folgende:

❶ Mangelnde Unterstützung durch die Führungskräfte

Sehr vielen Führungskräfte ist die eigene Rolle im Veränderungsmanagement nicht immer klar. Dieses Missverständnis führt zu inkonsistenter Kommunikation und geringer Sichtbarkeit innerhalb der Organisation. Aus der mangelnden Unterstützung der Führungskräfte resultiert bei den Mitarbeitenden ein allgemeiner Mangel an Akzeptanz. Sie interpretieren einen abwesenden oder inaktiven Sponsor des Changes unbewusst als Hinweis darauf, dass die Veränderungsinitiative nicht so wichtig ist.

❷ Mangel an effektiver Kommunikation

Ohne eine effektive und transparente Kommunikation kommt es bei den vom Wandel betroffenen Mitarbeitern zu Verwirrung. Effektive Kommunikation bei einem Wandel beginnt mit dem Start der Kommunikation von ganz oben. Mitarbeiter bevorzugen es, Nachrichten über Veränderungen von den Top Managern an der Spitze des Unternehmens zu erhalten. Welche Auswirkungen der Wandel auf den einzelnen Arbeitsplatz hat, möchten Mitarbeiter aber lieber von ihrem direkten Vorgesetzter mitgeteilt bekommen.

❸ Mangelnde Akzeptanz für den Wandel

Am meisten sträuben sich Mitarbeiter gegen eine Veränderung, wenn sie den Change nicht verstehen und das "Unbekannte" fürchten. Diese Mitarbeiter fühlen sich mit ihren derzeitigen Systemen wohl und akzeptieren es nicht, in eine unsichere Zukunft zu gehen. Die Schaffung von Akzeptanz für die Veränderung ist aber ein wichtiger Schritt jeder erfolgreichen Change Management Initiative. Auf welche Weise wird Akzeptanz erzielt? Es muss gleich zu Beginn auf ein überzeugendes "Warum" für den Change gesetzt werden. Das muss nicht nur die geschäftlichen Gründe für die Änderung enthalten, sondern auch die Antwort auf die Frage "Was habe ich davon?" für jeden einzelnen Mitarbeiter.

❹ Kommunikation erfolgt zu unregelmäßig

Zu Beginn einer Veränderungsinitiative wird oft mit viel Energie kommuniziert, worum es beim anstehenden Wandel geht. Das ist zwar wichtig, aber viel zu wenig. Wenn nur einmal mit "Pauken und Trompeten" kommuniziert wird und es danach still um den Change wird, bekommen Mitarbeiter ganz automatisch das Gefühl, dass die Veränderung wohl doch nicht so wichtig ist. Mann muss die Mitarbeiter regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Dabei spielen zwei Sachen eine entscheidende Rolle: Erstens sollte das Top Management im Laufe der Zeit über die Fortschritte informieren und sich bei den Beschäftigten für den Einsatz bedanken. Zweitens sollten die Führungskräfte mit ihren Teams in Meetings regelmäßig besprechen, was der momentane Stand ist und offene Fragen klären.

❺ Veränderungsresistente Kultur und Einstellung

Die Kultur einer Organisation kann aufgrund ihrer Komplexität oder einer Reihe von gescheiterten Veränderungen den Widerstand gegen Veränderungen und Veränderungsmanagement fördern. Das Change Management sollte in jeder Phase der Transformation darauf achten, dass nicht nur die Ziele des Unternehmens umgesetzt werden, sondern auch die persönlichen Interessen der Beschäftigten berücksichtigt werden. Nur so kann ein langfristiger Kulturwandel erzielt werden.

Was ist das Herz der Change Kommunikation?

Das Herz einer professionellen Change Kommunikation ist die Change Story. Folgende Schritte helfen Ihnen dabei, eine überzeugende Change Story zu entwickeln:

✎ 1. Schritt: Was bewegt die vom Change betroffenen Mitarbeiter?

Um eine bewegende Change Story zu entwickeln, müssen Sie zuerst genau verstehen, zu wem Sie sprechen. Was sind die Bedürfnisse und Anliegen der Menschen, die vom Change betroffen sind? Wie nehmen sie die aktuelle Situation und den gewünschten künftigen Zustand wahr? Wie wird sich die Veränderung auf sie beruflich, aber auch persönlich auswirken?

✎ 2. Schritt: Was genau sind der Zweck und das Ziel der Change Story?

Eine starke Change Story sollte einen überzeugenden Zweck und ein klares Ziel haben. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, warum Sie die Veränderung in die Wege leiten, welches Problem Sie lösen oder welche Chance Sie ergreifen wollen, und welches Ergebnis Sie sich wünschen und auf welche Weise es sich messen lässt.

✎ 3. Schritt: Wie sehen der aktuelle und der zukünftige Zustand aus?

In einer guten Change Story sollten auch der gegenwärtige und der künftige Zustand der Situation und die Lücke zwischen ihnen beschrieben werden. Die folgenden Fragen sollten bei diesem Schritt zu berücksichtigt werden: Was sind die Stärken und Schwächen des gegenwärtigen Zustands? Welche Risiken und Herausforderungen würde eine Beibehaltung des jetzigen Zustands bedeuten? Welche Vorteile und Chancen bietet der Übergang zu einem zukünftigen Zustand? Wie wird der künftige Zustand aussehen und was wird dann anders funktionieren als beim gegenwärtigen Zustand?

✎ 4. Schritt: Wie sieht der Prozess auf dem Weg zur Veränderung aus?

In einer Change Story sollte natürlich auch der Veränderungsprozess beschrieben werden, also die Art und Weise, wie Sie das Ziel erreichen wollen. Kommunizieren Sie die wichtigsten Schritte des Veränderungsprozesses und die Rollen bzw. Verantwortlichkeiten der Beteiligten.

✎ 5. Schritt: Was sind der Nutzen und die Chancen der Veränderung?

Eine Change Story sollte natürlich unbedingt die Vorteile aufzeigen und darlegen, inwiefern die Vorteile die Kosten und Herausforderungen aufwiegen. Folgende Fragen helfen bei der Klärung: Welchen kurz- und langfristigen Nutzen hat die Veränderung für den einzelnen Mitarbeiter, für das Team und für die Organisation? Wie wird die Veränderung die Leistung, Qualität oder Zufriedenheit der Beteiligten verbessern? Wie wird die Veränderung mit der Vision, dem Auftrag und den Werten der Organisation in Einklang gebracht?

✎ 6. Schritt: Wie sehen die nächsten Schritte auf dem Weg der Veränderung aus?

Gegen Ende einer Change Story sollten die vom Change Betroffenen unbedingt erfahren, wie es jetzt ganz konkret weitergeht. Bei einer Veränderung ist es enorm wichtig, Sicherheit zu schaffen. Je besser die Mitarbeiter über die nächsten Schritte informiert werden, umso weniger beschäftigen sie sich mit dem Verlust des Bisherigen, sondern umso mehr mit der Änderung, die vor ihnen liegt.